Los 12 escollos que los nuevos contratistas deben evitar al empezar

Poner en marcha un actividad comercial puede ser difícil, pero lanzar una compañía de construcción puede ser un reto especial. Hay muchos factores que los propietarios deben tener en cuenta. Desde la tecnología hasta el flujo de caja, a continuación se presentan algunos de los escollos más comunes a los que se enfrentan algunos contratistas cuando empiezan, y sugerencias para evitarlos. 

Los nuevos contratistas deben crear un plan de negocios que incluya su visión y la misión de la compañía. El plan de actividad comercial puede servir de base sólida para mantener la compañía en pleno funcionamiento tanto en los buenos tiempos como en los malos. Puede ayudar a dar forma a las herramientas y recursos necesarios para tener éxito. Todas las empresas, sin importar su tamaño, pueden enfrentarse a retos y es mejor tener un plan estratégico que sirva de orientación durante estos momentos difíciles. Revise y modifique su plan de negocios con frecuencia. 

Es fundamental definir y documentar las mejores prácticas, políticas y procedimientos. Desde las operaciones internas cotidianas hasta las expectativas en torno a la gestión de los proyectos, estos procesos deben abarcar todos los componentes que hacen avanzar la empresa. No basta con crear los procesos. Asegúrese de comunicarlos claramente también a todos los empleados. 

Puede que no lo necesite ahora, pero considere la posibilidad de obtener una precalificación para establecer un crédito de garantía para futuros proyectos y crecimiento. Identifique a los socios clave que puedan darle el respaldo adecuado para obtener y mantener este crédito de garantía, como un productor de cauciones, una compañía aseguradora y una empresa de contabilidad especializada en construcción. Asegúrese de elegir una compañía aseguradora que sea estable desde el punto de vista financiero, que tenga conocimientos de construcción y que pueda crecer con usted. También debería establecer una relación bancaria para garantizar una línea de crédito de capital circulante como red de seguridad para utilizarla para obtener flujo de caja adicional. 

Su cuñado puede ser una buena persona, pero puede ser pésimo haciendo cotizaciones. Conviene evitar la contratación de personas equivocadas para responsabilidades clave como la cotización, la contabilidad y la gestión de proyectos. Emplear a las personas equivocadas en estas áreas tan importantes puede causar estragos desde el principio para el contratista que recién comienza. Los contratistas nuevos y más pequeños no suelen tener la liquidez necesaria para refinanciarse como consecuencia de los costosos errores cometidos a nivel interno. Las funciones clave deben contar con los conocimientos y la experiencia que contribuirán al éxito de la compañía a largo plazo. Y si se contrata a la persona equivocada, es correcto sustituirla. 

Como contratista, es fundamental que lleve un control de los ingresos, los gastos y el flujo de caja. Si es posible, gaste dinero en un software de contabilidad de última generación que haga un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, pague a los proveedores a tiempo, mantenga el crédito corporativo y personal sin puntuaciones negativas, le permita descargar las transacciones bancarias y concilie las cuentas mensualmente. Es también importante invertir en el software para cotizaciones adecuado. La mayoría de los contratistas no pueden recuperarse de trabajos que se cotizaron de forma incorrecta. Del mismo modo, asegúrese de contar con controles internos para gestionar costos y ganancias. 

Asegúrese de actuar con la debida diligencia explorando opciones de equipamiento y comparando costos. Analice lo que implica ser propietario de un equipo, como su mantenimiento y reparación, en comparación a los pagos mensuales del arrendamiento.   

Es imprescindible que lea y comprenda todos los contratos. Si no tiene los conocimientos legales adecuados, debe contratar a un profesional que sí los tenga. Tómese el tiempo necesario para comprender quiénes son las partes, el alcance del trabajo que se va a realizar, la duración del proyecto, las condiciones de pago y los términos y condiciones en caso de conflictos. 

Evalúe si los contratos ofrecen oportunidades para la resolución de conflictos en lugar de un costoso litigio. Los litigios podrían evitarse si se comprenden y definen claramente los derechos y las responsabilidades de las partes del acuerdo. 

Comprenda las cláusulas de incumplimiento y rescisión del contrato. Un contrato que describa lo que ocurrirá en caso de incumplimiento, o si una o ambas partes rescinden el contrato, ayudará a entenderlo. 

Intente modificar o evitar los contratos que tienen plazos estrictos y fechas de solicitud de pago prolongadas. Debe saber que los contratos de servicios plurianuales que se extienden durante mucho tiempo y tienen períodos de garantía más largos de lo habitual pueden presentar complicaciones con el tiempo. 

La inclinación de cualquier empresa emergente es hacer la mayor cantidad de negocios posible, pero los contratistas deben controlar continuamente la capacidad. Esta siempre será importante para generar los ingresos necesarios para alcanzar el punto de equilibrio, cubrir los gastos generales y administrativos, y retener las ganancias para hacer crecer la compañía. Recuerde que debe crecer de forma constante, con calidad, no cantidad, en primer lugar. Evite tomar demasiado trabajo si no dispone de la mano de obra y los equipos adicionales para completar los proyectos. También debe alejarse de los proyectos con márgenes de ganancias bruto inferiores al promedio, ya que la obtención de beneficios es clave para fortalecer la compañía desde el punto de financiero a largo plazo. 

Obtenga que estén dentro del alcance, tamaño y territorio similares a los trabajos que suele hacer. Debe evitar incursionar en trabajos que su compañía no suele realizar y tomar medidas de precaución adicionales para evaluar y precalificar a los subcontratistas en trabajos que no realiza por cuenta propia. 

Adquiera un seguro comercial y de construcción que cubra la exposición y la responsabilidad civil, así como las cauciones de licencias y permisos necesarias para la compañía o los proyectos. Desde el punto de vista de las cauciones, debe analizar lo que se exige a la compañía y al sector desde los niveles federal, estatal, del condado y de la ciudad para no incurrir en multas. 

Asegúrese de que los equipos se reúnen con frecuencia para revisar presupuestos, metas, proyectos clave y retos que podrían limitar la rentabilidad. Cuanto más grande es el contratista, menos tiempo parecen tener los propietarios y los gerentes. Los propietarios deben priorizar la comunicación. 

No te olvides de correr la voz y promocionar la compañía. Cree una marca propia y ponga en marcha una página web y una presencia en redes sociales. Pida testimonios de clientes y recuerde que las recomendaciones de dichos clientes pueden ser su principal fuente de nuevos negocios. 

Lo anterior no implica un consejo profesional ni legal. Se ofrece solo a título informativo y no sustituye a la consulta con un professional.